Penjadwalan dan pengelolaan janji temu dan reservasi yang akurat adalah tugas penting dan biasanya diperlukan untuk sebagian besar bisnis dan organisasi yang menyediakan layanan kepada pelanggan mereka. Dari praktisi medis yang menjadwalkan janji temu pasien mereka hingga reservasi reservasi operator tur, prosedur yang tepat harus tersedia agar operasi dapat berjalan secara efisien dan sukses.
Hingga saat ini, sebagian besar bisnis dan organisasi menerima dan mengelola janji temu dan reservasi mereka dengan cara tradisional: Pelanggan, pasien, klien, atau siswa menelepon atau mengirim email permintaan janji temunya, perwakilan memeriksa ketersediaan dan mengonfirmasi tanggal dan waktu janji temu, lalu dia memasukkannya ke dalam buku janji temu kertas atau kalender elektronik, seperti yang ditawarkan oleh Google dan Microsoft Outlook. Bergantung pada staf dan sumber daya operasional, bisnis atau organisasi juga dapat mengirim panggilan dengan panggilan telepon, email, atau kartu pos pengingat Daftar Akun Rusia.
Proses yang tertunda ini dapat menjadi tidak efisien, memakan waktu, dan tidak efektif dalam mengelola janji temu dan layanan reservasi. Inilah sebabnya mengapa semakin banyak bisnis dan organisasi telah memasukkan perangkat lunak penjadwalan janji temu secara online ke dalam operasi mereka untuk mengotomatisasi, merampingkan, dan meningkatkan proses penjadwalan janji temu mereka.
PERAN INTERNET
Meningkatnya penggunaan Internet di antara populasi telah mengubah cara sebagian besar individu menjalankan bisnis dan berinteraksi baik dalam kehidupan pribadi maupun profesional mereka, karena kemajuan teknologi telah mempermudah otomatisasi dan meningkatkan tugas-tugas yang menghabiskan waktu dan membosankan, seperti menjadwalkan janji temu. Semakin banyak calon pelanggan dan klien mencari layanan online dan mungkin lebih cenderung memilih penyedia layanan tertentu berdasarkan fitur online yang ditawarkannya. Survei Citibank tahun 2009 mengungkapkan bahwa 57 persen responden bisnis kecil (20 hingga 99 karyawan) lebih banyak menggunakan situs Web mereka pada tahun 2009 dibandingkan tahun sebelumnya. Ini juga menunjukkan bahwa usaha kecil juga menggunakan Web untuk e-marketing (28 persen). Mengenai aktivitas di masa mendatang, 72 persen responden usaha kecil dalam survei Citibank yang lebih baru menunjukkan bahwa mereka cenderung menggunakan situs Web untuk pemasaran atau memperluas bisnis mereka dalam 12 bulan ke depan.
ALASAN MENGGUNAKAN SOFTWARE PENJADWALAN ONLINE
Kenyamanan. Salah satu alasan paling umum yang diberikan oleh usaha kecil untuk menggunakan perangkat lunak penjadwalan online adalah kemudahan bagi mereka dan klien mereka. Pengawasan yang dilakukan oleh Appointment-Plus menunjukkan bahwa sebelum perangkat lunak penjadwalan, lebih dari 72 persen responden membuat janji dan reservasi secara pribadi melalui telepon. Survei yang sama menunjukkan bahwa lebih dari 55 persen responden mencari alternatif untuk prosedur penjadwalan mereka saat ini untuk memungkinkan klien menjadwalkan janji temu dan memesan reservasi online.
Ketika digunakan dengan benar, aplikasi perangkat lunak penjadwalan online dapat mengurangi jumlah panggilan telepon dan email dari pelanggan dan pelanggan saat ini dan calon pelanggan yang ingin menjadwalkan dan membatalkan janji temu dan reservasi mereka. Ini juga mengurangi waktu yang diperlukan untuk memasukkan dan mengelola janji temu secara manual di buku kertas atau kalender elektronik. Ini, pada akhirnya, dapat membebaskan banyak waktu luang yang sekarang dapat digunakan untuk tugas-tugas yang lebih penting. Bisnis dan organisasi cukup mengarahkan pelanggan dan klien mereka ke situs Web mereka atau memberi mereka tautan URL untuk mengakses penjadwalan online Appointment-Plus. Karena berbasis Web, pengguna dapat mengakses perangkat lunak penjadwalan dari koneksi Internet apa pun. Ini memungkinkan mereka mengakses ketika jauh dari rumah atau kantor mereka.